A Boxtop Elevadores é uma empresa de Rio do Sul (SC) referência no setor de elevadores automotivos e especiais, fundada em 2000.
Preocupada em gerar cada vez mais valor aos produtos e serviços que entrega aos seus clientes, decidiu que era hora de inovar.
Em 2018 a empresa iniciou a transformação digital do seu negócio, e fez isso implementando um aplicativo para realização, controle e acompanhamento de todos os serviços externos realizados por profissionais da empresa ou parceiros.
Da vistoria de uma obra civil, realizada para definir o momento de início da montagem do equipamento adquirido pelo cliente, passando pelo registro de todas as etapas de montagem até a entrega do Elevador, tudo é registrado e acompanhado pelo APP que a Evne criou para a Boxtop.
Além disso, o técnico/funcionário aponta despesas de viagem, registra seus deslocamentos e abastecimentos com veículo da empresa e faz o registro de sua jornada de trabalho.
Todos os clientes com contrato de manutenção preventiva podem ficar tranquilos, pois o APP cria automaticamente as ordens de serviço na data exata que o técnico deve realizar o atendimento. E as manutenções corretivas também são executadas e registradas no APP da empresa, garantindo padronização, rastreabilidade e histórico dos serviços executados.
“Era difícil encontrar informações, e principalmente provas técnicas, dos serviços realizados. Entre centenas de atendimentos mensais, isso era um problema grave para a gestão da assistência técnica da empresa”, contou Gisele Vavassori, assistente administrativa e coordenadora do projeto de implantação do APP na Boxtop.
Como tudo era feito no papel, a equipe levava muito tempo para conseguir dar atenção ao cliente e entregar com qualidade o que lhe era pedido. “Agora temos uma única plataforma onde é possível registrar, acompanhar e monitorar todos os atendimentos”, celebra Gisele.
A transformação digital ocorreu de forma natural dentro da empresa, muito mais tranquila do que os gestores imaginavam. O App se tornou uma ferramenta essencial para os técnicos terem segurança e confiança para trabalharem.
“Podemos dizer que todos perceberam que não havia jeito melhor de trabalhar, se não com app’s. Se o técnico percebe que um atendimento demandado a ele não foi gerado para o App, ele já nos contata pedindo para colocar na plataforma, antes mesmo de sair para o atendimento”, revelou.
Segundo o CEO da Evne, Tarcisio Bonessi Junior, a necessidade de organizar os processos da empresa e isso se refletir em uma entrega de valor para todos os clientes, foi o que fez a Boxtop procurar as soluções da Evne.
Inicialmente o APP foi pensado para atender as manutenções preventivas e corretivas em equipamentos instalados em clientes da empresa. Mas durante o uso novas funcionalidades foram sendo implementadas e o processo de transformação fez com que o aplicativo se tornasse imprescindível em todos os serviços prestados pela Boxtop.
“O primeiro objetivo era digitalizar a execução e gestão das OS’s de manutenção e vistoria de obras. Conseguimos criar um MVP e entendemos toda a demanda e o fluxo para colocar dentro do mobile de forma a não engessar o trabalho dos técnicos”, conta Tarcisio.
Sempre se mirou na autonomia de quem está em campo no dia a dia – os técnicos – dando mais segurança e confiança para trabalhar. E isso resultou em produtividade e resultados. Foram mais de 2.300 ordens de serviço em assistência técnica e outras duas centenas de registros em montagens de equipamentos entre julho e dezembro de 2018.
“Priorizamos a autonomia do técnico, deixando ele informado e seguro para trabalhar. Podendo documentar facilmente tudo que realiza, até mesmo para que ele não seja responsabilizado por algo que saia do normal no atendimento. Afinal, tudo fica registrado”, reforça.
E isso refletiu na qualidade da entrega de maneira imediata, com mais de 1,7 mil manutenções preventivas realizadas em pouco menos de 6 meses. “O aplicativo melhorou sensivelmente a nossa relação não só com os técnicos, mas também com nossos clientes. Há uma confiança mútua e uma transparência muito maior”, ressaltou Gisele.
“Afinal, é importante ter como comprovar o que é feito, a chegada ao cliente. O técnico tira fotos do que precisa, filma se necessário. É uma evolução enorme”, emendou.
Controle de tudo no aplicativo, sem engessar nada!
Como saber o que já foi feito para um cliente sem risco de dar uma informação errada ou incompleta e rapidamente? Como controlar o que, quando e como o técnico trabalha?
Essas eram questões sem respostas, ou com respostas que levavam a procedimentos burocráticos, morosos e custosos, e que a Boxtop conseguiu resolver por meio do App de O.S. da Evne.
“Antes do Aplicativo era preciso correr atrás de pastas cheias de papel e encontrar os registros físicos do que já tinha sido feito. Agora temos gráficos e Dashboards, com filtros que facilitam encontrar toda informação em um tempo imensuravelmente mais rápido”, disse Gisele.
Com técnicos e clientes espalhados por todo o Estado de Santa Catarina, os relatórios das montagens e manutenções podiam levar até 30 dias para serem recebidos. Isso gerava problemas na gestão do setor, pois as informações não estavam sempre a mão.
Neste ponto a empresa percebeu o maior ganho que a transformação digital trouxe.
“Não havia ferramenta de controle. O controle acontecia, na verdade, no final da semana, ou do mês. Os relatórios tinham que ser digitados em planilhas, ou no ERP da empresa, ficando sujeitos ao erro humano, e onerando a empresa com retrabalhos”, afirmou Tarcisio.
Atualmente tudo o que ocorre no campo, é acompanhado em tempo real. Sabe-se onde cada técnico está, o que está fazendo, o resultado de suas atividades e consegue diagnosticar problemas recorrentes para tratar e definitivamente eliminar os mesmos.
Resultados da transformação digital
Mais agilidade, mais entrega e, claro, maior faturamento com menor custo. A Boxtop conseguiu agilizar seus processos, organizou suas atividades e já colhe os frutos do investimento.
A empresa aumentou em 50% na sua capacidade de atender contratos de manutenção preventiva com a mesma quantidade de profissionais existentes antes da implantação do APP de O.S.
Os orçamentos da Assistência Técnica também foram impactados. “Nós temos um número muito maior de orçamentos do que antes. Emitimos muito mais propostas, fechamos mais negócios e faturamos mais. O app traz ganho para faturamento direto de vendas de peças e serviços”, conta Gisele.
E os bons resultados não ficam apenas restritos aos números, mas também na qualidade do trabalho das pessoas.
“São melhorias grandes, gastamos muito menos tempo com atividades burocráticas, sem valor real, e focamos no que realmente vale a pena, atender o cliente”, reflete.
A Boxtop vê os ganhos em nível operacional e também de gestão como fator preponderante para continuar investindo na mobilidade digital – não à toa o setor comercial da empresa já está sendo impactado com um novo App, agora focado em Vendas.
"São muitos ganhos para quem utiliza o aplicativo e também para os gestores que visualizam os resultados do mesmo. Nós estamos muito satisfeitos com o aplicativo, tanto pelo controle das tarefas quanto pelo retorno financeiro que este gera à empresa. É algo incomparável em relação a situação que tínhamos antes de implantar o APP", finalizou Gisele.
Conheça a Evne
A Evne atua desde 2006 no mercado de tecnologia, focada em soluções para melhorar a gestão empresarial.
A partir de 2017 redirecionou sua atuação para a produção de Aplicativos que geram mobilidade para empresas e profissionais com a automação de tarefas, digitalização de atividades, focando em redução de custos, tempo e retrabalho e no aumento de produtividade.
Atendendo pequenas e médias empresas, e até profissionais independentes, com soluções ágeis e de baixo investimento para sua aquisição e manutenção.